1. はじめに
仕事をする上で多くの人と関わることがあります。職場や組織には、様々な性格や特性を持った職員や従業員がいて、考え方も異なります。また、顧客にも様々な方がいます。
職員には、仕事を任せられる優秀な人、指示を適切にこなしてくれる人、報連相ができる人、努力を継続できる人、適応能力がある人、期限や約束を守る人、工程管理や段取りなどマネジメントが優れている人、手がかからず仕事を進めてくれる人などがいます。
顧客には、信頼できる人、信頼してくれる人、協力的な人、建設的な議論ができる人、友好的な人、器が大きい人、現実を見て必要な取捨選択ができる人などがいます。
しかし、180度異なる性格の人たちもいれば、中間的な人もいます。仕事をする上で、様々な人と関わりながら業務を進める必要があり、人間関係に疲れてしまうこともあります。
本記事では、仕事の人間関係に疲れてしまった人に向けて、仕事で大切な人を軽視してしまう理由と、それが優先順位を誤る原因になる理由について説明します。さらに、大切な人を忘れずに仕事を進めるための具体的な行動についても解説していきます。
2. 仕事で大事な人を間違えてしまう理由
2.1 職員との間で生じる問題に時間を費やしてしまう
①仕事ができずに問題を起こす人がいる
仕事をしていると、例えば次のような人はいませんか。
- 遅刻する職員
- あいさつをしない職員
- 報連相ができずにプロジェクトでトラブルを引き起こす職員
- 提出期限までに資料を作成できない職員
- 顧客と約束したことを忘れる・意図的に対応しない職員
- 指示を適切に対応できない職員
このような問題がある場合、私たちはその職員を指導することに時間を費やさなければなりません。
1回や2回で改善できれば問題ありませんが、何度も同じことを繰り返す職員がいれば、企業の組織で働く人であれば、同じ部署や組織にいる以上、永遠に対応し続けることになります。
②仕事ができる大事な人を見過ごしてしまう（私たちがしがちな行動）
一方で、次のような素晴らしく大事な職員がいたらどうしますか？
- 時間通りに出社し規律を守ることができる職員
- 元気にあいさつをして職場を明るくできる職員
- 報連相が適切でプロジェクトを円滑に進めることができる職員
- 提出期限までに必ず責任をもって資料を作成できる職員（そして状況が難しくなる前に上司に報告して課題解決を図ることができる職員）
- 顧客と約束したことを適切に対応し、フォローアップも欠かさない職員
- 指示に対して分からないことは詳しい同僚などに聞きながら適切に対応できる職員
仕事をしていると、素晴らしく大事な職員が一定数いる一方で、更なる高みに成長できるポテンシャルを持った職員もいます。
しかし、私たちがしがちな行動は、問題を生じさせる職員に時間を割き、大事な職員をほったらかしにしてしまうことです。
時間通りに出社する職員に対しては褒めることがない一方で、遅刻する職員ばかりに注意を払っていることがあります。
2.2 顧客との間で生じる問題に時間を浪費
仕事を続けるために士気を下げるような顧客との関係性を持つことは、困難な状況を引き起こすことがあります。例えば、次のような顧客がいた場合、どのように対処しますか？
- 相互に不信感のある顧客
- 協力的でなく、友好的でない顧客
- 建設的な議論ができず、理不尽な依頼ばかりをする顧客
- 器量が小さく、いつも怒っている顧客
- 現実を見ず、必要な取捨選択ができない顧客
こうした問題のある顧客に時間を割いて、多くの時間を無駄にしてしまうことがあります。
一方で、次のような素晴らしく重要な顧客がいた場合は、どうでしょうか？
- 相互に信頼関係のある顧客
- 協力的で、友好的な顧客
- 建設的な議論を通じて付加価値を提供できる顧客
- 器量が大きく、信頼してくれる顧客
- 現実を見て、必要な取捨選択ができる顧客
重要な顧客に甘えてしまうこともあるかもしれません。
問題のある顧客に時間を割くことで、大事な顧客へのサービスを犠牲にしてしまうことがあります。問題のある顧客に時間を割くことで、大事な顧客への納期が遅れそうになると、大事な顧客に納期を遅らせてよいかと許可を求めることもあります。しかし、大事な顧客も私たちを信頼しているため、大目に見てくれることもあります。
しかしこのようなことを続けることで、どのような素晴らしい未来が待ち受けているのでしょうか。仕事ができるからといって、顧客が信頼できるからといって、このようなことを続けることが、将来的にどのような影響を及ぼすかを考える必要があります。
3. 大事な人を考えて優先順位を間違えないようにするための具体的な行動
大事な人たちを考えて優先順位を間違えないようにするための具体的な4つの行動について解説します。
3.1 一番大事な人たちが誰なのかを改めて考える
職員でも顧客でも、本当に一番大事な人たちが誰なのかを再度考えてみてください。
例えば、一緒に仕事を続けて成果を成し遂げたいと思える人、一緒に仕事をすることで楽しくなれる人、自分自身が成長できると思える人、相手が苦しい時に助けたいと思えて、自分自身が苦しい時に助けてくれると思える人などが考えられます。
3.2 今皆さんが時間を割いている人たちが一番大事な人と同じかどうかを確認する
今皆さんが時間を割いている人たちが一番大事な人と同じかどうかを確認してください。
大事な人と同じ割合で時間を割いている人は、正しい行動をしています。ただし、他の人に時間を割く割合がゼロだと、それは別の問題を引き起こすことになるので、注意が必要です。
3.3 優先順位を見直し、大事な人たちに時間を割き、感謝する
大事な人たちをしっかりと認識したら、時間を割く人の優先順位を見直し、日々意識して行動します。
具体的には、大事な人たちから優先的に感謝したり、喜ばせたり、前向きに成長できるように声かけをしていくことになります。
職員で大事な人たちは、当たり前のようにできてしまうので見落としがちですが、本当に素晴らしい貢献をしてくれているのです。そして日々成長しているし、悩んだりもしているのです。
顧客で大事な人たちも、約束は必ず守り、感謝の意を伝え、フォローアップを忘れないことが大切です。
3.4 他の人たちへの時間配分を見直す
最後に、大事な人たちを優先し、その後、他の人たちへの対応をどのように行うかを考えましょう。
先にも少し触れましたが、他の人に時間を割く割合がゼロだと、それはそれで別の問題を引き起こすことになりますので、注意が必要です。
時間配分という意識を持つと良いでしょう。24時間のうち、仕事をしている時間があります。例えば、週に40時間働いていると仮定した場合、大事な人に30時間（75%）、他の人に10時間（25%）と時間配分を決めることができます。1日あたりの時間配分としては、1日8時間のうち、大事な人に6時間、他の人に2時間を割くことができます。
このように時間の配分を意識することで、具体的に行動を変えることができます。
4. まとめ
本記事では、仕事で大事な人を軽視してしまう理由と、それを避けるための具体的な方法について解説しました。
大事な人を軽視してしまう行動は、結果的に問題を生じさせることが多いため、優先順位を見直す必要があります。そのために、まずは一番大事な人たちを改めて考え、今時間を割いている人たちが本当に優先すべき人たちかどうかを確認し、優先順位を見直して時間を割くべき人たちにしっかりと時間を割くようにしましょう。また、他の人たちに対しても時間配分を見直すことが重要です。
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