はじめに
仕事で成果をあげるためには「段取り力」を高めることが極めて重要です。本記事では、段取り力がいかに重要であるのか理由を説明し、皆さんの周りの段取り力の高い人・低い人の特徴について解説していきます。その上で、仕事で段取り力を高める具体的な5つの方法について解説していきたいと思います。
段取り力が重要な理由
仕事には期限や納期があります。ほとんどの仕事には短期・中長期の視点を踏まえれば期限や納期があると考えて取り組んだ方が無難でしょう。その時に、段取り力がなければ、期限や納期までに顧客や上司から求められる成果をあげようとしても、簡単な作業でない限り守ることはできません。
それでは、仕事で成果をあげるための段取りについてどのように考えて取り組んでいけばよいのでしょうか？
皆さんの周りの段取り力の高い人・低い人の特徴
段取り力が高い人の特徴
コミュニケーションが得意
段取り力が高い人は、コミュニケーションが得意です。人と話すことが得意でない人に、段取り力が高い人は少数と考えてもよいと思います。
なぜなら、段取りをするためには、仕事の期限や納期を守るために、その仕事を最短のステップで効率的に進めていくために、関係者と議論して、合意形成を図りながら仕事を進めていく必要があるためです。
一人でする仕事の場合においてはコミュニケーションは不要に思えますが、そもそも、顧客や上司が存在する状況下では、顧客や上司と話をして仕事を進める必要があり、関係者が少数になるということ以外に、関係者が多い場合との違いはありません。
顧客や上司が求める要求を満たして仕事の成果をあげるためには、彼ら彼女らが何を求めているのか、いつそれが必要なのか、更に、成果を作り上げていく上で、どのようなステップを踏んで、どの時期にクリティカルとなる中間成果が必要なのか、多くのことを考えて、顧客や上司とコミュニケーションを取りながら進めていく必要があります。
人との約束を果たす責任感がある
段取り力が高い人は、人との約束を守ることが当然であると考えていて、責任をもって物事に取り組んでいます。それは、対象が仕事であっても、顧客であっても、同僚であっても、上司や部下であっても、家族や友人であってもです。家族や友人をいい加減に扱う人が、仕事を責任をもって遂行できるのでしょうか。
なかには、仕事が何よりも最優先で、同僚も家族や友人も軽視する人が少なからずいますが、その人は、短期的に成果をあげられたとしても、中長期的に成果をあげ続けることはできません。待っているのは因果応報です。必ずそのツケは、回りまわって未来に見事に帰ってきます。
変化に対して臨機応変に対応できる
仕事をしていれば、当初に考えていた計画は、さまざまな要因で計画通りにいかず、前提条件が変わってしまうことは日常茶飯事で生じてしまいます。でも、段取り力がある人は、その変化が生じても、臨機応変に計画を見直したり、変化にアジャストしていく力をもっており、段取りの修正もできます。
段取り力が低い人の特徴
コミュニケーションが苦手
とにかくコミュニケーションが苦手です。人と話して物事を進めることができません。なぜなら人と話すのが苦手であったり、人と話して自分自身の意に反する意見をもらうことや批判させることが嫌だったりします。だから自分ひとりの世界に閉じこもってしまいます。
自分ひとりの世界に閉じこもるということは、顧客や上司、つまり成果を求められている人の要求を満たすつもりがないということです。そんな人が仕事で段取り力を発揮できる場面がどこにあるのでしょうか。
仕事を自分ごととして捉えていない・無責任である
段取り力が低い人は、とにかく外の世界を見ずに自分自身の世界観の中で動いています。顧客からの依頼に対して、上司から指示を受けたとしても、指示をこなすことだけが目的になっていて、そもそもの目的（依頼を受けた目的に対して成果やサービスを提供する）を理解する気がありません。
最初に決めたことや指示が全てと考えている
アンテナが低いので、周囲で仕事内容の環境や前提条件が変わっても情報も入らず、成果をあげることはできません。とにかく最初に受けた指示が全てであり、目的を理解していません。
段取り力を高める方法5選
①なぜその仕事をするのか目的意識を持つ
顧客や上司は、目的があるので仕事を依頼します。作業としてではなく、相手が求める目的やなぜを理解することが重要です。
相手から依頼を受けた場合は、その詳細なすることではなく、なぜそれをするのかという目的意識をもって取り組めば、成果は大きく変わります。
②仕事を進める上でのボトルネックなど支障となるものを把握する
仕事には期限や納期があります。期限や納期を守るためには、工程計画を立てる必要があります。いつまでに何をしている必要があるのか、誰の了解を得る必要があるのか、誰と議論して成果の方向性を決定する必要があるのか、誰に依頼していつまでに成果を受ける必要があるのかなどを考えることが重要です。
その中で、自分自身の裁量でできること、顧客や上司、チームメンバー、委託業者など他者に依存していることを分けて考え、どこで他者との調整を行うことが重要であるのか、ボトルネックやクリティカルパス、支障となるものを把握することが重要です。
③具体的な工程計画を立案にする
②で把握した支障となるものが分かれば、いつまでに、誰と何をするのかが明確となり、具体的な工程計画を立案することができ、それができれば段取り力を大きく高めることができるようになります。
④皆さん自身ができる小さなことから計画を実行する
具体的な工程計画があったとしても、それを実際に計画通りに実行に移すことは容易でないという方も多くいると思います。そのように、具体的に行動することが難しい方は、その中で作業内容を細分化して、皆さん自身ができる小さなことから実行していくことが重要です。
小さなことから実行してその達成感が得られれば、段取りを立てて遂行していく楽しさが分かってきます。そうすれば、あとは軌道に乗って推進していくだけになります。
自然に段取り力やコミュニケーション能力は高まっていくことでしょう。
⑤状況に応じて修正を図り改善する
段取りを図り仕事を進めても、必ずしもその通りに物事が進むとは限りません。恐らく、ほとんどの場合は、計画通りには物事は進みません。なぜなら皆さん自身がコントロールできることよりも、外的な環境の変化（検討してみて明らかとなること、チームメンバーの状況が変わること、顧客の求める内容が変わること、社会情勢が変わること）など自分自身でコントロールできないことの方が多いです。
その時に、言ったことと違うとか、当初にそう指示したのではないかとか、こう考える人は修正することができません。
むしろ変化することは当然であり、おかれた状況に応じて、段取りや工程計画を柔軟に修正し、改善ながらより良い成果を得るために取り組んでいくという意識を持つことが重要です。
